Además de colocar las mesas, arreglar la decoración, administrar el lugar y los invitados, un planificador de eventos también tiene una serie de responsabilidades relacionadas con los detalles documentales. Cuando el planificador de eventos se pone en contacto con el cliente, los servicios y los detalles del acuerdo se escriben correctamente para que ambas partes los recuerden y guarden como prueba. Un contrato de evento es donde se agregan estos términos.
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En esta página, puede descargar formatos de contratos de eventos diseñados profesionalmente para Microsoft Word. Cada uno de estos formatos tiene un hermoso diseño de portada totalmente personalizable.
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¿Qué es un contrato de evento?
Este es un documento legal que revela los términos y condiciones de compromiso relacionados con el evento y los detalles que lo rodean en el momento del contrato entre un organizador de eventos y su cliente. Esto ayuda al planificador de eventos a marcar el paquete de servicios de manera explícita.
¿Qué se debe agregar a un contrato de evento?
Esto debe ser fácil de entender, específico y correcto de acuerdo con las leyes y los entornos legales. Para que esté de acuerdo con estos detalles, estos detalles no deben perderse:
- Detalles relacionados con el cliente: nombre, dirección y datos oficiales
- Detalles relacionados con el planificador de eventos: nombre, dirección y detalles oficiales
- Detalles relacionados con los servicios a prestar
- Detalles relacionados con el pago: cómo se realizaría el pago, los cargos totales del planificador y el calendario de cuándo se realizaría el pago.
- Descripción del evento y otros detalles: fecha del evento, lugar, naturaleza del evento, número de invitados, etc.
- Los términos y condiciones en caso de retiro del acuerdo entre las dos partes
- Los términos, condiciones y cláusulas en caso de cancelación del evento por cualquier causa
- Detalles del acuerdo legalmente vinculante
- Cláusulas de indemnización que se incluyen para proteger los derechos del organizador de eventos en caso de pérdida, lesión o daño
- Los detalles de la ley aplicable que rige en esta situación específica
- Cualquier otro pasivo o derecho que deba incluirse
- Firmas de ambas partes incluyendo el nombre, firma, fecha
Qué hacer y qué no hacer en un contrato de evento:
hacer:
- Lenguaje sencillo y franco
- Haga que su plan sea revisado por un abogado
- Leer, releer, evaluar
- Entiende todas y cada una de las palabras de lo que estás ofreciendo.
- Adición de cláusulas relacionadas con disputas
- Respetar la privacidad del cliente (siempre)
- Poner todas las responsabilidades tanto en usted como en el cliente.
no hacer:
- Tener un enfoque rígido
- Permitir que su contrato ignore los detalles
- Tener un nuevo contrato personalizado, desde cero cada vez
- Confiar en las partes equivocadas la planificación del evento
- No apreciar la singularidad de cada contrato cada vez que se acerca un nuevo cliente
Un planificador de eventos no tiene que buscar orientación profesional para tener un plan de eventos marcado, en el momento en que tenga sus términos y condiciones a la vista, esto se puede hacer de una manera fácil y conveniente. sin embargo, la diligencia debida se debe poner en marcha mientras se hace el contrato. Si bien la mayoría de los planificadores de eventos lo consideran un documento innecesario en estos días, es un documento muy vital que contiene un valor legal. Por lo tanto, tener un contrato cuidadosamente articulado lo salvará de una serie de problemas.
